檔案銷毀是保護機密信息的必要措施，需根據(jù)檔案類型、數(shù)量和敏感度選擇合適的方法，如物理銷毀法、數(shù)據(jù)擦除法、熱處理法和物理破壞法等。銷毀過程需嚴格控制并記錄，以確保信息不泄露且銷毀工作有效。
數(shù)據(jù)擦除法：
軟件擦除：使用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件，將檔案中的信息徹底刪除。
反復(fù)覆蓋：將新數(shù)據(jù)反復(fù)寫入原有檔案，以覆蓋原有的信息。
物理破壞：將存儲介質(zhì)破壞，如破壞硬盤、U盤等存儲設(shè)備。
保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀,紙質(zhì)會計檔案應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷,電子會計檔案單獨轉(zhuǎn)存,保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會計檔案,應(yīng)當(dāng)在會計檔案鑒定意見書、會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
在確保以上銷毀流程嚴格執(zhí)行后，公司還需進一步強化信息意識，定期對銷毀制度進行審查與更新，以適應(yīng)不斷變化的法律法規(guī)要求及信息挑戰(zhàn)。
同時，公司應(yīng)加強對員工的培訓(xùn)，特別是針對涉密崗位的員工，確保每位員工都能成為信息防線上的堅實一環(huán)。
此外，為了預(yù)防潛在的數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險，公司還可以考慮與銷毀公司建立長期合作關(guān)系，并定期對銷毀公司的服務(wù)質(zhì)量和性進行評估。這包括但不限于對銷毀設(shè)備、處理流程、人員資質(zhì)等方面的審核，確保銷毀過程的專業(yè)性、合規(guī)性和性。
