在整理文書檔案時，分類和歸類是不可或缺的環(huán)節(jié)。分類主要依據(jù)年度、機構(gòu)或問題、保管期限三個因素，形成不同的分類方案。而歸類則是在確定文件材料屬于歸檔范圍并判定保管期限后，將其放置到相應(yīng)位置的過程。
檔案數(shù)字化加工整理的流程大致包括以下幾個步驟：
1.檔案整理與分類：按照相關(guān)歸檔范圍和分類表，對檔案進行歸檔和分類，并根據(jù)文件材料形成的規(guī)律和聯(lián)系排列文件先后順序。
2.目錄著錄與掃描：根據(jù)整理需求，編制歸檔文件目錄，并使用掃描儀對紙質(zhì)檔案進行掃描，將圖像信息轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號。
3.圖像處理與數(shù)據(jù)質(zhì)檢：對掃描后的圖像進行增強、去噪、糾偏等處理，確保圖像的清晰度和可讀性。同時，對錄入的數(shù)據(jù)信息進行詳細檢查，確保信息的準(zhǔn)確性。
4.數(shù)據(jù)掛接與存儲：將處理后的圖像文件與目錄信息進行掛接，存儲在計算機信息庫中，并備份保存。同時，建立嚴(yán)格的權(quán)限管理體系，防止數(shù)據(jù)泄露和濫用。
檔案數(shù)字化加工，簡而言之，就是利用掃描儀等先進設(shè)備，將紙質(zhì)檔案逐一轉(zhuǎn)化為數(shù)字圖像，這些圖像可存儲在多種載體上，如自帶、自盤或光盤等。在轉(zhuǎn)換過程中，需嚴(yán)格依據(jù)紙質(zhì)檔案的內(nèi)在邏輯和聯(lián)系，同時建立起目錄數(shù)據(jù)與這些數(shù)字圖像之間的緊密關(guān)聯(lián)。
檔案數(shù)字化加工流程中，掃描設(shè)備是不可或缺的。為了幫助檔案工作者更便捷地選擇適合自己的掃描設(shè)備，本文將介紹幾類常用的掃描儀器，包括高速掃描儀和平板掃描儀。
高速掃描儀適用于紙張狀況良好、無損壞的檔案，其體積小巧、攜帶方便，且掃描速度和質(zhì)量均較高。但需注意，每次掃描時不能放置過多檔案，同時使用成本也相對較高。在追求“圖像質(zhì)量”和“穩(wěn)定性”的同時，“高掃”設(shè)備的高速性能尤為關(guān)鍵。例如，在精益掃描儀的產(chǎn)品分類中，工作組級產(chǎn)品的處理速度可達每分鐘15-30頁，部門級產(chǎn)品在40-60頁，而生產(chǎn)型產(chǎn)品則至少能達到100頁。
