檔案盒一般規格大小為31*22cm(封面）但是由于檔案盒的脊背不同，一般檔案盒的脊背從2cm到6cm不等，（特殊規格的也可訂做）單位名稱以及LOGO都需要特殊設計和制作。檔案盒應用，主要有以下七大類：文書檔案盒，科技檔案盒，人事檔案盒，會計檔案盒，照片檔案盒，光盤檔案盒，實物檔案盒。

塑料檔案盒和紙質檔案盒在使用時沒有太大的區別，現在辦公室用的檔案盒多采用塑料的，比較干凈，使用方便。而檔案室用的還是紙質的居多，主要是顧慮塑料的檔案盒可能會老化，其實現在的塑料壽命也很長了，完全可以用于檔案管理。塑料盒更方便些，也更容易購買到。

辦公用品中可以選購的檔案盒子有幾十類，可見應用范圍有多廣，其中主要應用在各個機關或者私人檔案管理部門中整理和裝訂存儲文件的裝具。如果辦公用品中沒有檔案盒的存在，文件會出現褶皺，破損嚴重，參差不齊等現象。裝訂文件的時候應該以對準右上角進行及時裝訂，有時候會根據實際需要進行三到四類別的細致劃分。如果劃分的很詳細就需要更多的檔案盒來裝置這些文件，辦公用品的大小都是有規格尺寸的，因此檔案盒里面不能裝有太多的文件夾，為了拿取方便，一個檔案盒里面的空隙在抽取時不影響另一個文件掉落為宜。

由于檔案盒需要保存很久的時間，在辦公用品中一般都會注重檔案盒的材質，一般用無酸紙檔案盒，無酸紙檔案盒一般耐腐蝕性能都比較強，可以很好的保存文件，而且時間久了也不會出現表面粘膩，變質沾手，還可以防蟲子或者灰塵的侵害。